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Un horaire rempli, sans que la réception jongle.
Votre réception accueille un patient pendant que deux téléphones sonnent. Nous aidons pour les tâches courantes : répondre aux appels de nouveaux patients, envoyer les rappels de bilan, offrir une place annulée à la liste d’attente et envoyer les formulaires avant la visite. C’est pour les dentistes, et pour les cliniques comme la physiothérapie, l’optométrie et la chiropratique. Nous ne donnons jamais de conseil clinique.
Une vraie journée à la réception
Ce sont les petites tâches administratives qui laissent un fauteuil vide.
Les nouveaux patients tombent sur la boîte vocale
Quelqu’un qui cherche un dentiste appelle pendant une heure occupée ou après la fermeture. Si personne ne répond, il prend rendez-vous à la clinique suivante.
Les rappels et les absences créent des trous
Les rappels de bilan partent quand quelqu’un a le temps, et une annulation de dernière minute laisse une place vide que personne n’a les minutes de combler.
Les formulaires et les questions mangent la journée
Les patients arrivent sans leurs formulaires, et les mêmes questions sur les heures, le stationnement et les assurances reviennent toute la journée.
D’un appel à un fauteuil comblé
Nous gérons les messages courants. Votre équipe s’occupe des patients.
- Appels et textos de nouveaux patients
- Votre liste de rappels
- Votre liste d’attente
- Vos formulaires et les consignes de la clinique
Votre clinique, organisée- Des visites de nouveaux patients réservées
- Des rappels envoyés à vos propres patients
- Des places annulées offertes à la liste d’attente
- Des formulaires envoyés avant la visite
Comment ça fonctionne
Faites défiler le parcours d’un patient, du premier appel au fauteuil comblé.
- 1
L’appel d’un nouveau patient est répondu
L’assistant dit qu’il est une IA si on le lui demande, prend le nom et le motif de la visite, et offre les plages que vous avez ouvertes aux nouveaux patients. Une personne de votre clinique prend tout ce qu’il ne doit pas traiter.
- 2
Les rappels vont à vos propres patients
Les patients qui sont dus pour un bilan reçoivent un court rappel avec un lien pour réserver. Il part à vos propres patients, avec le consentement que vous détenez déjà.
- 3
Une place annulée est offerte à la liste d’attente
Quand quelqu’un annule, les patients de votre liste d’attente se font offrir l’heure, et le premier qui dit oui l’obtient.
- 4
Les formulaires arrivent avant la visite
Le patient reçoit les formulaires par texto ou par courriel et les remplit à la maison. Ceux qui reviennent incomplets reçoivent un petit rappel.
Moins de trous. Moins d’appels à faire.
Les rappels partent selon l’horaire que vous choisissez, et une place annulée est offerte aux gens qui en attendent une.
- Des rappels de bilan envoyés à vos propres patients
- Une place annulée offerte à la liste d’attente, dans l’ordre
- Des messages promotionnels seulement avec le consentement exigé par la loi canadienne anti-pourriel
Des appels répondus. Des formulaires remplis avant l’arrivée.
Les appels de nouveaux patients sont répondus, même après les heures, et les questions courantes reçoivent les réponses que vous avez écrites.
- Des réponses sur les heures, l’adresse et vos services, dans vos mots
- Des formulaires envoyés d’avance et relancés jusqu’à ce qu’ils soient complets
- En cas de douleur ou d’urgence, il donne les consignes de votre clinique et renvoie aux services d’urgence au besoin
Un métier différent, les mêmes casse-têtes.
Chaque entreprise a ses règles. Les appels, les relances et la paperasse se ressemblent étonnamment.
Votre projet, étape par étape
Un départ typique. Vous approuvez tout ce qui est dit avant la mise en service.
- Étape 1
Court appel
Nous apprenons comment fonctionne votre clinique et ce que la réception répète toute la journée.
- Étape 2
Vous fixez les règles
Vous approuvez le texte, les consignes d’urgence et ce à quoi il ne doit jamais répondre.
- Étape 3
Essai
Votre équipe l’essaie et nous corrigeons ce qui sonne faux.
- Étape 4
Mise en service
Il se met au travail. Nous faisons un suivi après les premières semaines.
Ce que vous obtenez
- Appels et textos de nouveaux patients répondus, même après les heures
- Des rappels envoyés à vos propres patients
- Des places annulées offertes à une liste d’attente
- Des formulaires envoyés avant la visite et relancés jusqu’à ce qu’ils soient complets
- Des réponses aux questions courantes, dans vos mots
Ce dont nous avons besoin
- Vos heures, vos services et ce que les nouveaux patients peuvent réserver
- Vos consignes en cas de douleur ou d’urgence, rédigées par votre clinique
- Une personne à la clinique qui prend tout ce qui demande du jugement
- Votre propre liste de rappels et vos preuves de consentement
- Votre conseiller pour examiner la protection des renseignements de santé avant le lancement
Ce que ça ne fait pas
- Nous ne donnons jamais de conseil clinique et ne jugeons jamais de l’urgence. En cas de douleur ou d’urgence, il donne les consignes de la clinique et renvoie aux services d’urgence au besoin
- Nous ne faisons aucune promesse de type avant-après
- Nous ne publions ni témoignages ni publicités sans l’approbation de la clinique. Chaque ordre professionnel fixe ses propres règles de publicité, et nous suivons celles que votre clinique nous donne
- Nous ne promettons ni plus de patients ni un horaire complet
Questions fréquentes
Combien ça coûte
Sur mesure selon votre entreprise. L’agent IA commence à 2 000 $ CA d’installation, plus des frais mensuels. Les sites web, les applications, la publicité et le référencement ont leurs propres prix de départ à la page Tarifs, et les budgets publicitaires sont payés directement par vous à la plateforme.
Comment on établit un prixDit-il qu’il est une IA ?
Oui, chaque fois qu’on le lui demande. Une personne de votre clinique prend tout ce qui demande du jugement.
Et si un patient appelle avec une douleur ?
Il ne juge pas de la gravité et ne donne aucun conseil. Il donne les consignes que votre clinique a rédigées et renvoie aux services d’urgence au besoin.
Qui voit les renseignements des patients ?
Nous les limitons au minimum nécessaire et restreignons l’accès. Votre clinique reste responsable de ses dossiers et du consentement, alors nous suggérons une vérification avec votre propre conseiller en protection des renseignements de santé.
Pouvez-vous écrire nos publicités ou publier des témoignages ?
Seulement ce que votre clinique approuve. La publicité et les témoignages dans les professions de la santé suivent des règles fixées par chaque ordre professionnel, alors c’est vous qui décidez et nous suivons vos règles. Nous ne faisons aucune promesse de type avant-après.
Les rappels peuvent-ils contenir des promotions ?
Les rappels vont à vos propres patients. Les messages promotionnels exigent un consentement selon la loi canadienne anti-pourriel, alors nous n’en envoyons qu’aux personnes qui ont accepté.
Est-ce que ça va remplir mon horaire ?
Nous ne pouvons pas le promettre. Nous pouvons nous assurer que les appels sont répondus, que les rappels partent et que les places annulées sont offertes à la liste d’attente.
Combien d’appels votre réception manque-t-elle par jour ?
Une réponse claire sous 2 jours ouvrables : on peut le bâtir, en partie, ou ce n’est pas pour nous.