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Solutions · Gagner du temps
« Je passe ma semaine à relancer pour des documents et à retaper les mêmes informations. »
Un client oublie une pièce, et le dossier est bloqué. Quelqu’un de votre équipe écrit le même rappel une fois de plus, puis copie le même nom et le même numéro à trois endroits. Nous construisons un système simple qui demande ce qui manque, le rassemble au même endroit et réduit la saisie, et votre équipe vérifie tout avant que ce soit utilisé. Il n’existe pas encore d’exemple public : nous le construisons pour vous, selon votre façon de travailler.
Ce que ça donne aujourd’hui
Rien de tout ça n’est difficile. Mais ça mange le temps dont vous avez besoin pour le vrai travail.
Vous relancez pour les mêmes documents
Les courriels et les messages vont et viennent, et les dossiers attendent parce qu’une pièce manque encore.
Vous retapez les mêmes informations
Un nom, une adresse et un numéro sont copiés d’un courriel dans un formulaire, puis dans un chiffrier.
Personne ne sait exactement ce qui manque
La liste est dans la tête de quelqu’un ou dans une note. Un dossier reste bloqué parce que personne ne l’a remarqué.
De papiers éparpillés à un dossier clair
Les clients envoient leurs documents au même endroit. Votre équipe voit ce qui est là, ce qui manque et ce qu’il faut vérifier.
- Courriels de clients
- Photos et numérisations
- Formulaires
- Vos listes de vérification
Votre système de documents- La liste de ce qui est reçu
- Des rappels envoyés pour vous
- Des informations saisies une seule fois
- Des dossiers prêts pour votre vérification
À quoi ça ressemble en pratique
Voici un exemple du genre d’écrans que nous construirions. Les vôtres seraient adaptés à vos dossiers.
- 1
Une liste de vérification pour chaque dossier
Chaque type de dossier a sa propre liste. Vous voyez d’un coup d’œil ce qui est reçu et ce qui ne l’est pas.
- 2
Les rappels partent tout seuls
Quand une pièce manque, le client reçoit un rappel poli, dans votre ton, au rythme que vous choisissez.
- 3
Les clients déposent tout au même endroit
Une page simple, à votre nom, où ils déposent ce qui manque et voient où en est leur dossier.
- 4
Votre équipe vérifie avant l’utilisation
Les informations tirées des documents sont présentées pour révision. Une personne de votre équipe les approuve avant qu’elles aillent ailleurs.
Tapez-le une fois, pas trois fois.
Quand un client envoie ses informations, elles sont lues dans le document ou le formulaire et placées où elles doivent aller. Vous les révisez au lieu de les taper.
- Noms, dates et numéros reportés au bon endroit
- Chaque information présentée pour révision avant d’être enregistrée
- Moins d’erreurs de saisie dues au copier-coller
Rien n’est utilisé avant que votre équipe l’ait vu.
Le système prépare et relance. Les gens décident. Vous choisissez quelles étapes demandent une approbation, et rien n’avance sans elle.
- Une vérification par votre équipe avant toute utilisation
- Vous réglez les rappels : ce qu’ils disent et à quelle fréquence
- Un registre clair de ce qui a été demandé, reçu et approuvé
Confiez la partie répétitive.
Le travail qui se répète peut se faire tout seul. Celui qui a besoin de vous reçoit plus de votre journée.
Votre projet, étape par étape
Un projet typique. Comme c’est conçu pour vous, nous confirmons les étapes et les dates après un court appel.
- Étape 1
Un court appel
Nous regardons vos dossiers, vos listes de vérification et où va le temps.
- Étape 2
Une soumission et un plan
Vous recevez la portée et le prix par écrit avant que nous commencions.
- Étape 3
Construction et essais
Nous le construisons, puis votre équipe l’essaie sur de vrais exemples et nous dit quoi changer.
- Étape 4
Lancement et suivi
Il entre en service, et nous restons en contact pour l’ajuster pendant que vous l’utilisez.
Ce que vous obtenez
- Une liste de vérification pour chaque type de dossier
- Des rappels automatiques dans vos mots
- Une page où les clients déposent leurs documents
- Des informations saisies une seule fois, présentées pour votre révision
- Une vérification par votre équipe avant toute utilisation
- Un rapport simple sur ce qui est en attente
Ce dont nous avons besoin
- Un court appel sur vos dossiers et les documents que vous demandez
- Vos listes de vérification actuelles et des exemples de documents
- Une personne de votre équipe pour réviser et approuver au début
- Un court suivi après le lancement
Ce que ça ne fait pas
- Il ne décide pas à votre place. Une personne vérifie avant toute utilisation
- Il n’envoie rien de lui-même sans votre approbation
- Il ne donne pas de conseils professionnels sur le dossier d’un client
- Nous ne promettons pas de résultat. Nous promettons le travail et les rapports
Questions fréquentes
Combien ça coûte
À partir de 1 200 $ CA, plus des frais mensuels si nous le faisons tourner.
Prix établi après un court appel, parce que chaque entreprise garde des dossiers différents.
Comment on établit un prixY a-t-il un exemple à essayer ?
Oui, lors d’un appel. Nous vous montrons comment le vôtre fonctionnerait, avec des documents fictifs, avant tout engagement.
Est-ce que ça remplace la révision de mon équipe ?
Non. Votre équipe vérifie tout avant que ce soit utilisé. Le système évite les relances et la saisie, pas le jugement.
Les clients peuvent-ils envoyer leurs documents par courriel ou en photo ?
Oui. Ils peuvent utiliser la page de dépôt ou les envoyer comme ils le font déjà, et tout arrive dans le même dossier.
Puis-je contrôler les rappels ?
Oui. Vous choisissez ce qu’ils disent, quand ils partent et quand arrêter.
Peut-il fonctionner avec les outils que nous utilisons déjà ?
Souvent, oui. Nous regardons ce que vous utilisez dès le premier appel et nous vous disons franchement ce que nous pouvons relier.
Combien ça coûte ?
Le prix est établi après un court appel, parce qu’il dépend de vos dossiers et du nombre d’étapes à automatiser. Vous recevez le prix par écrit avant que nous commencions.
Quelle pièce relancez-vous le plus souvent ?
Une réponse claire sous 2 jours ouvrables : on peut le bâtir, en partie, ou ce n’est pas pour nous.