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Courir après les documents ne devrait pas être votre plus grosse tâche.
Au temps des impôts, la moitié de la semaine passe à redemander aux clients les mêmes papiers manquants et à répondre à « avez-vous reçu mon dossier ? ». Nous mettons en place une façon de relancer pour les documents jusqu’à ce que la liste soit complète, de répondre aux questions de suivi, de trier les appels et de traiter les formulaires d’accueil. Il ne donne jamais de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. La confidentialité passe en premier, et votre bureau décide de tout.
Ce que la haute saison fait à un bureau
Le travail pour lequel vous avez étudié est repoussé par le travail qui l’entoure.
Redemander sans cesse les mêmes documents
Le T4 est arrivé, le reçu non, le relevé est de la mauvaise année. Chaque client, c’est quatre ou cinq courriels avant que le dossier soit complet.
« Avez-vous reçu mon dossier ? » toute la semaine
Les clients veulent savoir où ça en est. Chaque appel et chaque courriel vous éloigne du dossier que vous avez devant vous.
Des appels à trier
Un nouveau client, un client actuel avec une échéance, un vendeur, un mauvais numéro. Quelqu’un doit faire le tri avant que quiconque puisse planifier sa journée.
D’un tas de demandes à un dossier complet
Nous prenons les relances et le tri, et votre équipe garde les dossiers et les décisions.
- Appels, courriels et messages des clients
- Vos listes de documents à fournir
- Vos formulaires d’accueil
- Les règles de votre bureau sur qui voit quoi
Votre bureau, organisé- Une liste de ce qui est reçu et de ce qui manque
- Des rappels aux clients jusqu’à ce que la liste soit complète
- Des appels triés et envoyés à la bonne personne
- Des renseignements d’accueil prêts à être examinés
Comment ça fonctionne
Faites défiler le parcours d’un client, de la première demande à un dossier complet.
- 1
Chaque client a sa propre liste
Vous nous dites ce qu’il vous faut pour chaque type de client. Il reçoit une liste claire des documents et un moyen simple de les envoyer.
- 2
Les éléments manquants reçoivent un rappel poli
Les clients qui n’ont pas tout envoyé reçoivent un rappel à l’intervalle que vous fixez. Vous voyez au même endroit qui est complet et qui doit encore quelque chose.
- 3
Les questions de suivi reçoivent une réponse
Quand un client demande où ça en est, l’assistant lui dit ce qui est reçu et ce qui manque encore, d’après votre liste. Tout ce qui touche au fond de son dossier va à une personne.
- 4
Les appels sont triés, et les formulaires d’accueil sont prêts
Les appels arrivent à la bonne personne avec une courte note. Le formulaire d’accueil d’un nouveau client arrive complet, prêt à être examiné, avant que quiconque décide de prendre le dossier.
Le secret professionnel passe avant la commodité.
Les dossiers de clients sont sensibles. L’accès est limité selon le rôle, si bien que chacun ne voit que ce dont il a besoin. L’assistant ne donne jamais de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Le bureau approuve tout et demeure responsable devant son ordre professionnel. Nous n’énonçons pas ces règles, alors vérifiez-les auprès de votre ordre.
- Un accès limité selon le rôle dans votre bureau
- Aucun conseil fiscal, juridique ou comptable de l’assistant, jamais
- La vérification des conflits et les décisions sur les dossiers restent aux personnes
- Votre bureau approuve la formulation de tout ce qui part
Une liste par client, suivie jusqu’au bout.
Plutôt que de relire des courriels pour voir ce qui manque, vous ouvrez une seule vue. Elle montre ce que chaque client a envoyé et ce que vous attendez encore.
- Une liste pour chaque type de client ou de dossier
- Des rappels à vos propres clients, à votre intervalle
- Une vue claire de ce qui est reçu et de ce qui manque
- Des formulaires d’accueil qui arrivent complets, prêts à être examinés
Un métier différent, les mêmes casse-têtes.
Chaque entreprise a ses règles. Les appels, les relances et la paperasse se ressemblent étonnamment.
Votre projet, étape par étape
Un départ typique. Rien ne part à un client avant que vous ayez approuvé la formulation.
- Étape 1
Un court appel
Nous apprenons vos listes, votre haute saison et qui, dans votre bureau, doit voir quoi.
- Étape 2
Mise en place
Nous rédigeons avec vous les rappels et la liste, et nous convenons de l’accès pour chaque rôle.
- Étape 3
Essai avec vous
Vous l’essayez comme un client et vous nous dites quoi changer.
- Étape 4
Mise en service
Il commence à relancer et à trier. Vous recevez chaque mois une courte note sur ce qui a avancé.
Ce que vous obtenez
- Une liste de documents pour chaque client, avec des rappels jusqu’à ce qu’elle soit complète
- Une vue claire de ce qui est reçu et de ce qui manque
- Des questions de suivi répondues d’après votre liste
- Des appels et des messages triés et envoyés à la bonne personne
- Des formulaires d’accueil qui arrivent complets, prêts à être examinés
Ce dont nous avons besoin
- Vos listes de documents pour chaque type de dossier
- Les rôles dans votre bureau et qui doit voir quoi
- Votre formulation approuvée pour les rappels et les réponses
- Une personne pour prendre toute question touchant au fond d’un dossier
Ce que ça ne fait pas
- Il ne donne jamais de conseils fiscaux, juridiques ou comptables
- Il ne décide pas de prendre ou non un dossier et ne fait pas de vérification de conflits
- Il ne transmet pas les renseignements d’un client à quiconque n’a pas l’accès que vous avez fixé
- Il ne promet aux clients ni résultat, ni remboursement, ni échéance
Questions fréquentes
Combien ça coûte
Sur mesure selon votre entreprise. L’agent IA commence à 2 000 $ CA d’installation, plus des frais mensuels. Les sites web, les applications, la publicité et le référencement ont leurs propres prix de départ à la page Tarifs, et les budgets publicitaires sont payés directement par vous à la plateforme.
Comment on établit un prixPeut-il répondre à la question fiscale d’un client ?
Non. Il ne donne jamais de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Il peut dire ce que vous avez reçu et ce qu’il vous manque. Tout ce qui touche au fond va à une personne de votre bureau.
Et la confidentialité ?
Elle passe en premier. L’accès est limité selon le rôle, et nous discuterons tôt de ce que l’assistant ne doit jamais voir. Votre bureau approuve tout et demeure responsable devant son ordre professionnel.
Qui décide si nous prenons un nouveau client ?
Vous. L’assistant peut recueillir les renseignements d’accueil et vous les transmettre. La vérification des conflits et la décision de prendre un dossier restent aux personnes.
Dit-il que c’est une IA ?
Oui, chaque fois qu’on le lui demande. Une personne prend tout ce qui demande du jugement.
Les rappels comptent-ils comme des messages promotionnels ?
Les rappels de documents vont à vos propres clients au sujet de leur dossier. Tout ce qui est promotionnel, comme une infolettre, exige le consentement de la personne selon la loi canadienne anti-pourriel.
Nous sommes un bureau de tenue de livres de deux personnes. Est-ce trop ?
Peut-être. Si une simple liste ou un outil que vous pouvez acheter vous-même suffit, nous vous le dirons. Souvent, le meilleur départ, ce sont juste les rappels de documents.
Quel document relancez-vous le plus souvent ?
Une réponse claire sous 2 jours ouvrables : on peut le bâtir, en partie, ou ce n’est pas pour nous.